MANAJEMEN KANTOR & INFORMASI DAN KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

PENDAHULUAN

 Segala puji kepada Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk tujuan pekerjaan/tugas ke 4 yang saya dapatkan. Blog ini memuat tentang manajemen kantor & informasi dan kualifikasi & kebutuhan sekretaris dalam bisnis.Tak lupa juga saya mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.

MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 

• Definisi Tata Kerja

Cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia

• .       Definisi Prosedur Kerja

rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

• .       Definisi Pedoman Kerja

Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN KERJA 

1.Tentukan untuk apa renana kerja itu anda susun. Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik.

2. Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk rencana kerja profesional, anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang.

3. Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.

4. Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mecari hasil yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.

5. Cantumkan sumber daya yang anda miliki

6. Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya anda mencapai tujuan dan target.

7. Tulis strategi. Amati rencana kerja anda kemudian putuskan bagaimana anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.

 MANFAAT DITETAPKAN PROSEDUR KERJA, TATA KERJA, DAN PEDOMAN KERJA

Ø  Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

Ø  Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagaimana pihak yang berkepentingan.

Ø  Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.

Ø  Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.

Ø  Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.

Ø  Pekerjaan yang terbengkalai dapat teratasi.

Ø  Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.

   KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

Pentingnya Sekertaris Dalam Bisnis

Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang  berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.  Peranan sekertaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:

Peranan sekertaris terhadap atasan

Ø  Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

Ø  Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

Ø  Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

Ø  Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

Ø  Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peranan sekertaris terhadap bawahan

Ø  Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

Ø  Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

Ø  Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

Ø  Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

Ø  Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Ø  Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramahn dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

TUGAS SEKERTARIS

Tugas seorang sekertaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan skertaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekertaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Secara umum tugas-tugas sekertaris meliputi hal-hal sebagai berikut:

Ø  Menerima dikte dari pimpinan.

Ø  Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

Ø  Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

Ø  Menerima tamu-tamu pimpinan.

Ø  Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

Ø  Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

Ø  Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

Ø  Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

Ø  Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

Ø  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Ø  Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekertaris terutama sekertaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tuga terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

KUALIFIKASI SEKERTARIS
 

kualifikasi sekretaris adalah hal-hal yang menjadi syarat bagi seseorang untuk menjadi sekretaris profesional agar dapat dicari dan ditarik cepat oleh suatu perusahaan/organisasi. Kualifikasi sekretaris dilihat dari pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.

Pengetahuan :

Ø  Memiliki pengetahuan dan wawasan global

Ø  Memahami seluk beluk organisasi beserta tujuan dan fungsinya

Ø  Memiliki pengetahuan tentang perkantoran

Ø  Mampu memahami kondisi dan apa yang akan dikerjakannya

Keterampilan :

Ø  Mampu berkomunikasi dengan baik

Ø  Mampu menyalurkan ide

Ø  Mampu membentuk suatu keputusan dan rencana

Ø  Mampu berbahasa Indonesia dan bahasa asing

Ø  Mampu menyusun laporan dengan baik

Ø  Mampu menggunakan peralatan perusahaan dengan baik (contoh : komputer)

Kepribadian :

Ø  Memiliki kepribadian yang baik dan menarik

Ø  Loyalitas dan dedikasi yang tinggi

Ø  Memiliki kemampuan dalam ketelitian, tanggung jawab, dan kejujuran

KESIMPULAN 

Tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja sangatlah penting karena ketiganya merupakan hal yang sangat

menunjang dalam keberhasilan kerja, juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyelesaikan

pekerjaan baik untuk atasan maupun bawahan. jika hal tersebut dapat dijalankan dengan baik maka program

program yang direncanakan dapat sesuai dengan apa yang diharapkan.

 REFERENSI

 https://www.scribd.com/doc/52033407/Manajemen-Kantor

http://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/

http://id.wikihow.com/Menyusun-Rencana-Kerja