PENDAHULUAN
Segala puji kepada
Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk
tujuan pekerjaan/tugas ke 4 yang saya dapatkan.
Blog ini memuat tentang manajemen kantor & informasi dan
kualifikasi & kebutuhan sekretaris dalam bisnis.Tak lupa juga saya
mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator
untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini
dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.
MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
- Definisi Tata Kerja
Cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai
sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja,
waktu dan lain-lain yang tersedia
- . Definisi Prosedur Kerja
rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga
menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam
rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
- . Definisi Pedoman Kerja
Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan
menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga
merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN KERJA
1.Tentukan untuk apa renana kerja itu anda susun.
Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal
agar anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik.
2. Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk
rencana kerja profesional, anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang.
3. Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target
adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja keduanya sama-sama
mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya tujuan bersifat umum, sedangkan target
lebih spesifik.
4. Susun rencana kerja dengan target-target yang
"SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mecari hasil
yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.
5. Cantumkan sumber daya yang anda miliki
6. Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan
yang bisa jadi menghalangi upaya anda mencapai tujuan dan target.
7. Tulis strategi. Amati rencana kerja anda
kemudian putuskan bagaimana anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi
batasan untuk mencapai tujuan dan target.
MANFAAT DITETAPKAN PROSEDUR KERJA, TATA KERJA, DAN PEDOMAN KERJA
Ø
Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian
kerja dengan tepat.
Ø
Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagaimana
pihak yang berkepentingan.
Ø
Mempermudah para pegawai dalam menjalankan
tugas.
Ø
Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur
dan tepat waktu.
Ø
Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.
Ø
Pekerjaan yang terbengkalai dapat teratasi.
Ø
Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS
Pentingnya
Sekertaris Dalam Bisnis
Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat
menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang
sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing
organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi,
baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan,
sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar
perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan. Peranan sekertaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut:
Peranan
sekertaris terhadap atasan
Ø
Sebagai perantara saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Ø
Sebagai sumber informasi yang diperlukan
pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
Ø
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas.
Ø
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam
ide-ide.
Ø
Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan
pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
Peranan
sekertaris terhadap bawahan
Ø
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai
bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai
dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
Ø
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan
sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
Ø
Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai
bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
Ø
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam
berbagai masalah.
Ø
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan
untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Ø
Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan
penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan
berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramahn dan
komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan
sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara
penyelesaiannya.
TUGAS SEKERTARIS
Tugas seorang sekertaris tentunya sesuai dengan fungsi
jabatan skertaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekertaris juga
lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya,
ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan
bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekertaris meliputi hal-hal sebagai
berikut:
Ø
Menerima dikte dari pimpinan.
Ø
Melaksanakan korespondensi (menerima dan
mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
Ø
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
Ø
Menerima tamu-tamu pimpinan.
Ø
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian
pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
Ø
Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada
pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
Ø
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan
bawahan.
Ø
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan
bawahan.
Ø
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
Ø
Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Ø
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada
setiap orang untuk menjadi lebih baik harus ada motivasi atau semangat kerja.
Hal ini sangat penting bagi sekertaris terutama sekertaris eksekutif atau
manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tuga terhadap kegiatan
pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
KUALIFIKASI SEKERTARIS
kualifikasi
sekretaris adalah hal-hal yang menjadi syarat bagi seseorang untuk menjadi
sekretaris profesional agar dapat dicari dan ditarik cepat oleh suatu
perusahaan/organisasi. Kualifikasi sekretaris dilihat dari pengetahuan,
keterampilan, dan kepribadian.
Pengetahuan
:
Ø Memiliki pengetahuan dan wawasan
global
Ø Memahami seluk beluk organisasi
beserta tujuan dan fungsinya
Ø Memiliki pengetahuan tentang
perkantoran
Ø Mampu memahami kondisi dan apa yang
akan dikerjakannya
Keterampilan
:
Ø Mampu berkomunikasi dengan baik
Ø Mampu menyalurkan ide
Ø Mampu membentuk suatu keputusan dan
rencana
Ø Mampu berbahasa Indonesia dan bahasa
asing
Ø Mampu menyusun laporan dengan baik
Ø Mampu menggunakan peralatan
perusahaan dengan baik (contoh : komputer)
Kepribadian
:
Ø Memiliki kepribadian yang baik dan
menarik
Ø Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
Ø Memiliki kemampuan dalam ketelitian,
tanggung jawab, dan kejujuran
KESIMPULAN
Tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja sangatlah penting karena ketiganya merupakan hal yang sangat
menunjang dalam keberhasilan kerja, juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyelesaikan
pekerjaan baik untuk atasan maupun bawahan. jika hal tersebut dapat dijalankan dengan baik maka program
program yang direncanakan dapat sesuai dengan apa yang diharapkan.
REFERENSI
https://www.scribd.com/doc/52033407/Manajemen-Kantor
http://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/
http://id.wikihow.com/Menyusun-Rencana-Kerja
