MANAJEMEN KANTOR & INFORMASI DAN KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

PENDAHULUAN

 Segala puji kepada Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk tujuan pekerjaan/tugas ke 4 yang saya dapatkan. Blog ini memuat tentang manajemen kantor & informasi dan kualifikasi & kebutuhan sekretaris dalam bisnis.Tak lupa juga saya mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.

MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 

• Definisi Tata Kerja

Cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia

• .       Definisi Prosedur Kerja

rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

• .       Definisi Pedoman Kerja

Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN KERJA 

1.Tentukan untuk apa renana kerja itu anda susun. Ada beragam alasan kita menyusun rencana kerja. Tentukan tujuan itu sedari awal agar anda bisa mempersiapkan proyek dengan baik.

2. Tulis pendahuluan dan latar belakang. Untuk rencana kerja profesional, anda harus menulis pendahuluan dan latar belakang.

3. Tentukan tujuan dan target. Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait. Dalam rencana kerja keduanya sama-sama mengarah ke pencapaian hasil. Bedanya tujuan bersifat umum, sedangkan target lebih spesifik.

4. Susun rencana kerja dengan target-target yang "SMART". SMART adalah akronim yang biasa digunakan untuk mecari hasil yang lebih nyata dan bisa dikerjakan dalam rencana kerja.

5. Cantumkan sumber daya yang anda miliki

6. Kenali batasan yang ada. Batasan adalah hambatan yang bisa jadi menghalangi upaya anda mencapai tujuan dan target.

7. Tulis strategi. Amati rencana kerja anda kemudian putuskan bagaimana anda menggunakan sumber daya sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.

 MANFAAT DITETAPKAN PROSEDUR KERJA, TATA KERJA, DAN PEDOMAN KERJA

Ø  Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

Ø  Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagaimana pihak yang berkepentingan.

Ø  Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.

Ø  Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.

Ø  Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.

Ø  Pekerjaan yang terbengkalai dapat teratasi.

Ø  Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.

   KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

Pentingnya Sekertaris Dalam Bisnis

Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang  berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.  Peranan sekertaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:

Peranan sekertaris terhadap atasan

Ø  Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

Ø  Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

Ø  Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

Ø  Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

Ø  Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peranan sekertaris terhadap bawahan

Ø  Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

Ø  Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

Ø  Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

Ø  Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

Ø  Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Ø  Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramahn dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

TUGAS SEKERTARIS

Tugas seorang sekertaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan skertaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekertaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Secara umum tugas-tugas sekertaris meliputi hal-hal sebagai berikut:

Ø  Menerima dikte dari pimpinan.

Ø  Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

Ø  Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

Ø  Menerima tamu-tamu pimpinan.

Ø  Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

Ø  Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

Ø  Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

Ø  Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

Ø  Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

Ø  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Ø  Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekertaris terutama sekertaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tuga terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

KUALIFIKASI SEKERTARIS
 

kualifikasi sekretaris adalah hal-hal yang menjadi syarat bagi seseorang untuk menjadi sekretaris profesional agar dapat dicari dan ditarik cepat oleh suatu perusahaan/organisasi. Kualifikasi sekretaris dilihat dari pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.

Pengetahuan :

Ø  Memiliki pengetahuan dan wawasan global

Ø  Memahami seluk beluk organisasi beserta tujuan dan fungsinya

Ø  Memiliki pengetahuan tentang perkantoran

Ø  Mampu memahami kondisi dan apa yang akan dikerjakannya

Keterampilan :

Ø  Mampu berkomunikasi dengan baik

Ø  Mampu menyalurkan ide

Ø  Mampu membentuk suatu keputusan dan rencana

Ø  Mampu berbahasa Indonesia dan bahasa asing

Ø  Mampu menyusun laporan dengan baik

Ø  Mampu menggunakan peralatan perusahaan dengan baik (contoh : komputer)

Kepribadian :

Ø  Memiliki kepribadian yang baik dan menarik

Ø  Loyalitas dan dedikasi yang tinggi

Ø  Memiliki kemampuan dalam ketelitian, tanggung jawab, dan kejujuran

KESIMPULAN 

Tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja sangatlah penting karena ketiganya merupakan hal yang sangat

menunjang dalam keberhasilan kerja, juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyelesaikan

pekerjaan baik untuk atasan maupun bawahan. jika hal tersebut dapat dijalankan dengan baik maka program

program yang direncanakan dapat sesuai dengan apa yang diharapkan.

 REFERENSI

 https://www.scribd.com/doc/52033407/Manajemen-Kantor

http://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/

http://id.wikihow.com/Menyusun-Rencana-Kerja

ORGANISASI

PENDAHULUAN 

 

Segala puji kepada Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk tujuan pekerjaan/tugas ke 3 yang saya dapatkan. Blog ini memuat tentang pengertian organisasi, bentuk-bentuk struktur organisasi, perbedaan antara struktur organisasi garis, garis dan staff, serta fungsional, fungsi kelompok kerja dan cara pembentukkannya dan alasan timbulnya organisasi informal dalam perusahaan.Tak lupa juga saya mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.

PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi yaitu satu kelompok orang yang bekerja bersama untuk tujuan berbarengan. Sedang secara terinci pengertian organisasi yaitu sebagai tempat atau wadah untuk orang berkumpuldan berkerja sama dengan cara rasional serta systematis, terencana, terpimpin, serta terkendali, dalam memakai sumber daya baik uang, cara, material, serta lingkungan, serta sarana-prasarana, data serta lain sebagainya yang dipakai dengan cara efisen serta efisien untuk meraih tujuan organisasi.

  BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Organisasi adalah sekumpulan dari beberapa orang yang melakukan kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama

Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

• Struktur Organisasi Fungsional ( Functional Structure Organization )

Struktur ini sering di gunakan dalam berorganisasi, pembagian kerja dalam organisasi ini dilakukan berdasarkan manajemennya dan dapat menekan biaya operasionalnya namun dapat kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

• Struktur Organisasi Divisional ( Divisional Structure Organization )

Struktur organisasi ini dikelompokan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi ini biasanya digunakan di perusahaan-perusahaan menengah keatas, karena biaya operasionalnya lebih tinggi dibandingkan dengan struktur organisasi fungsional.

• Struktur Organisasi Matriks ( Matrix Structure Organization )

Struktur ini kombinasi dari Organisasi fungsional dan organisasi divisional yang tujuannya adalah menutupi kekurangan-kekurangan yang ada pada kedua organisasi tersebut. Akibat dari struktur ini yakni terjadinya multi komando dimana seorang karyawan harus melapor kepada kedua atasan mereka yaitu unit kerja fungsional dan pimpinan proyek.

  

PERBEDAAN ANTARA STRUKTUR ORGANISASI GARIS, GARIS DAN STAFF, SERTA FUNGSIONAL

1.      Organisasi Lini

Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol

Ciri :

1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.      Jumlah karyawan sedikit

4.      Sarana dan alatnya terbatas

5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6.      Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

3.      Proses decesion making berjalan cepat

4.      Disiplin dan loyalitas tinggi

5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

2)      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

3)      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

4)      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

    2.      Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar

4.   Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

a.       Personel lini

b.      Personel staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada pembagian tugas yang jelas

2)      Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3)      Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4)      Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5)      Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2)      Proses decesion makin berliku-liku

3)      Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4)      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

 

 3.      Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Ciri :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Program tearah, jelas dan cepat

2)      Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

3)      Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

4)      Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

5)      Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

6)      Solidaritas antar anggota yang tinggi

7)      Moral serta disiplin keija yang tinggi

8)      Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

9)      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

10)  Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

11)  Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

2)      Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

3)      Insiatif perseorangan sangat dibatasi

4)      Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

5)      Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

6)      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

7)      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

8)      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1.      Lingkungan stabil

2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

4.      Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

Ciri :

1.      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

2.      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

3.      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

4.      Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

5.      Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

6.      Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

7.      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

8.      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Solodaritas tinggi

2)      Disiplin tinggi

3)      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

4)      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

5)      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

6)      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

7)      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:

1)      Kurang fleksibel dan tour of duty

2)      Spesialisasi memberikan kejenuhan

3)      Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

4)      Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

5)      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

6)      Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

 

5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

 6.      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committe (Pimpinan komite)

 yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

2.      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

2)      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3)      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Proses decesion making sangat lamban

2)      Biaya operasional rutin sangat tinggi

3)      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

FUNGSI KELOMPOK KERJA DAN CARA PEMBENTUKKANNYA

FUNGSI KELOMPOK KERJA

1. Memudahkan pekerjaan.
2. Mengatasi pekerjaan yang membutuhkan pemecahan masalah dan mengurangi beban pekerjaan yang terlalu besar sehingga seleseai lebih cepat, efektif dan efisien. Salah satunya dengan membagi pekerjaan besar sesuai bagian kelompoknya masing-masing atau sesuai keahlian.
3. Menciptakan iklim demokratis dalam kehidupan masyarakat dengan memungkinkan setiap individu memberikan masukan, berinteraksi, dan memiliki peran yang sama dalam masyarakat.

TAHAPAN PEMBENTUKAN KELOMPOK
 
Salah satu model perkembangan kelompok yang paling banyak digunakan mengonsumsikan bahwa kelompok-kelompok berkembang melalui lima tahap perkembangan:
1) Tahap pembentukan (forming) Tahap ini ditandai oleh adanya ketidakpastian (dan seringkali juga kebingungan) mengenai sasaran, struktur, dan kepemimpinan kelompok.

2) Tahap konflik (Storming) Tahap konflik dalam perkembangan kelompok cenderung ditandai adanya konfrontasi. Biasanya merupakan tahap yang emosional, dimana muncul kompetisi antar anggota kelompok demi mendapatkan penugasan yang diharapkan dan perselisihan pendapat mengenai perilaku-perilaku terkait tugas dan tanggung jawab.

3) Tahap pembentukan norma (Norming) Tahap normalisasi ditandai dengan adanya kinerja kerjasama dan kekompakan. Tahap ini merupakan tahap dimana kohesivitas kelompok mulai berkembang secara signifikan.

4) Tahap Penunjukkan Kinerja (Performing) Pada tahap ini sering kali menjadi tahap terakhir. ialah tahap saat kelompok menunjukkan kinerjanya. Tahap pembentukan kinerja ini adalah tahap saat kelompok berfungsi sepenuhnya. Struktur kelompok telah ditetapkan, dan setiap anggota memahami dan menerima perannya masing-masing.

5) Tahap Pembubaran (Adjourning) Tahap pembubaran merupakan tahap berakhirnya aktivitas kelompok.

ALASAN TIMBULNYA ORGANISASI INFORMAL DALAM PERUSAHAAN 

Kemunculan organisasi informal muncul karena adanya persamaan keperluan yang terdapat dalam sekelompok orang.

Kebutuhan-kebutuhan sekelompok orang yang tidak tersalurkan dalam chanel organisasi formal yang mendorong terbentuknya organisasi informal. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dalam terbagi dalam kebutuhan berikut :

• a.    Kebutuhan Sosial

Kebutuhan sosial manusia begitu kompleks sebagai contoh manusia memerlukan komunikasi yang hangat, perhatian, penghargaan dll. Kebutuhan sosial ini tentunya memiliki level yang berbeda dalam diri setiap individu.

• b.    Pengetahuan tentang perilaku

Perilaku personal dalam organisasi formal terbentuk sesuai dengan status, posisi dan kewenangan dalam organisi terebut. Seorang ‘boss’ selalu akan mendapatkan penghormatan yang berlebih bahkan berlebihan dari para staff dan jajarannnya. Sebaliknya seorang yang berada di level bawah akan mendapatkan perlakuan yang seringkali melecehkan mereka.

• c.    Perhatian dan Simpati

Perhatian dan simpati secara luas tidak akan pernah muncul dalam organisasi formal. Simpati dam perhatian akan berbanding lurus dengan posisi dan  prestasi personal. Orang-orang yang kurang beruntung dalam dua hal tersebut seringkali tidak akan mendapatkan perhatian dan simpati. Organisasi informal memberikan ruang yang lebih besar dalam perhatian dan simpat kepada setiap orang yang di dalamnya.

• d.    Bantuan dalam pencapaian tujuan

Komunikasi organisasi informal yang cenderung bersifat sepontan, penuh keakraban dan informal ini dapat membantu aggotanya untuk mencapai tujuan organisasi formal. Komunikasi ini dapat membengun hubungan yang lebih akrab sehingga masing-masing dapat berkomunikasi dengan baik.

• e.    Kesempatan Berpengaruh dan Berkreasi

Dalam perkembangan organisasi informal biasanya setiap anggota memiliki level yang cenderung sama sehingga semua anggota dapat memiliki hak yang sama untuk saling mempengaruhi. Mereka dapat saling meneruima satu dengan yang lainnya sehingga dapat memebrikan sarana untuk rekreasi (penghiburan).

• f.     Pelestarian nilai budaya

Orgnanisasi informal secara tidak sadar dapat melestarikan nilai-nilai budaya yang sudah anda. Sebagai contoh Indonesia memiliki budaya untuk berkumpul dan saling menolong. Arisan sebagai bentuk dari organisasi dapat memperkuat nilai kebersamaan dan seringkali untuk menolong anggota yang ada. Kadangkala hasil kocokan dari arisan dapat dioper kepada anggota yang lebih membutuhkan.

• g.    Komunikasi dan informasi

Komunikasi yang akrab dan kekeluargaan seringkali tertutup dalam organisasi formal bahkan komunikasi secara akrab seringkali sangat dibatasi. Dalam komunikasi organisasi informal seringkali menjadi lebih terbuka sehingga memberikan informasi yang lebih banyak walaupun memiliki sisi negatifnya karena kurangnya control dari komunikasi itu sendiri.